Yang Jangan dan Perlu Dilakukan Saat Membuat Email Profesional

Yang Jangan dan Perlu Dilakukan Saat Membuat Email Profesional - Motivasinews.com

MOTIVASInews.com – Di luar negeri, email memang sudah awam digunakan pada awal 90an. Tapi di Indonesia baru popular di akhir 90-an. Dengan awamnya penggunaan email sekarang, maka dunia bisnis juga ikut berubah. Kini email termasuk bagian penting dalam pekerjaan kita sehari-hari.

Bahkan nih, menurut sebuah studi International Data Corporation (IDC), para pekerja menghabiskan sekitar 28 persen waktu kerja mereka untuk membaca dan menjawab email.

Karena ini penting, berikut adalah apa yang jangan dan perlu Anda lakukan saat membuat email profesional.
Miliki subjek yang jelas.

Kita harus bersaing dengan ratusan email yang masuk inbox email setiap harinya, jadi semakin jelas judul atau subjek email Anda, semakin besar kemungkinan pesan Anda akan dibaca.

Jangan lupa tanda tangan.

Setiap email harus menyertakan tanda tangan yang memberi tahu si penerima siapa Anda dan bagaimana Anda bisa dihubungi. Ini bisa diatur loh secara secara otomatis agar bisa muncul disetiap akhir email. Tulis semua detail kontak Anda sehingga penerima tidak perlu mencari alamat rumah, email, atau nomor telepon Anda.

Pakai sapaan profesional.

Jadi jangan menyapa dengan “Hei,” “Yo,” atau “Yuhuuu” karena itu tidak profesional, meski Anda dan penerima cukup akrab. Gunakan “Hai” atau “Halo.” Malah kalau mau lebih formal, gunakan “Dear (masukkan nama).” Menggunakan nama orang dalam sapaan itu cukup tepat.

Jangan bercanda.

Ingat, tidak semua humor bisa diterjemahkan dengan tepat dalam email. Apa yang Anda pikir lucu bisa jadi disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sarkasme, karena tidak adanya nada vokal dan ekspresi wajah yang mendukung.

Koreksi tulisan Anda.

Ini untuk menghindari kata-kata yang salah eja atau kesalahan tata bahasa. Karena ini Anda bisa dianggap ceroboh, atau bahkan tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pesan Anda sebelum menekan tombol “kirim.”

Jangan menganggap penerima tahu apa yang Anda maksudkan.

Buat agar pesan Anda jelas dan lengkap. Sertakan subjek dan referensi apapun seperti riset atau percakapan sebelumnya ke dalam email. Bikin frustrasi dan memakan waktu juga loh kalau harus melihat ke rangkaian email-email sebelumnya. Si penerima juga mungkin menerima ratusan email setiap harinya, ini bisa menyulitkan dia untuk mengingat kemana arah pembicaraan Anda.

Balas semua email yang masuk.

Balas email dengan tepat waktu dan sopan. Bahkan jika Anda belum punya jawaban, luangkan waktu sebentar untuk memberi tahu pengirim bahwa Anda telah menerima email mereka. Juga beri tahu pengirim jika mereka telah mengirim email ke penerima yang salah.

Jangan menulis saat marah.

Jangan pernah mengirim email yang isinya marah-marah, atau memberi tanggapan singkat. Buat email yang dipertimbangkan secara bijaksana sebelum mengirimnya. Jika Anda merasa marah, masukkan pesan Anda ke dalam folder “draft”, dan tinjau lagi nanti ketika Anda lebih tenang.

Jaga kerahasiaan materi pribadi.

Kirim email itu gampang, bisa terjadi bahkan dengan tidak sengaja. Jadi, hati-hati. Jika Anda harus berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon. Mintalah izin sebelum memposting materi sensitif baik di badan email atau di lampiran.

Jangan terlalu sering menggunakan tanda seru.

Tanda seru dan indikasi kegembiraan lainnya seperti emoji, singkatan seperti LOL, dan hurup BESAR bisa diterjemahkan kurang baik dalam komunikasi bisnis. Jangan gunakan, kecuali Anda tahu si penerima dengan sangat baik. Lagipula, tidak profesional kalau kebanyakan pakai tanda seru !!!!!

Sponsored